Responsable de l’organisation scolaire et des opérations (m/f/d) (réf. G26000371)

Qui recrute ?

Missions

• Le responsable de l’organisation scolaire et des opérations assure la préparation, la coordination et le suivi technique de l’organisation scolaire de l’École internationale de Differdange.
• Il garantit la cohérence entre les structures de classes, les besoins des élèves, les ressources humaines, les attributions des enseignants, les choix de cours, les emplois du temps, les salles disponibles, les examens et les activités organisées par l’établissement.
• Il travaille en étroite collaboration avec le directeur, les autres membres de la direction élargie, les coordinateurs pédagogiques, les secrétariats, les services administratifs et les enseignants. La fonction présente un caractère transversal et stratégique et contribue directement à la continuité, à la qualité et à l’efficacité du fonctionnement quotidien de l’établissement.
• Missions principales :
  • Planification de l’organisation scolaire :
    • Préparer les structures de classes pour chaque année scolaire et analyser l’évolution des effectifs ;
    • Contribuer à la détermination des besoins en personnel enseignant ;
    • Assurer la cohérence entre l’organisation scolaire, l’offre pédagogique et les capacités matérielles ;
    • Préparer les simulations nécessaires à la prise de décision par la direction.
  • Emplois du temps :
    • Construire les emplois du temps des classes, groupes et enseignants ;
    • Publier, actualiser et adapter les horaires en cas de modification des structures ou ressources;
    • Gestion des outils de planification scolaire;
    • Administrer fonctionnellement Untis, WebUntis, Untis Central et les applications connexes ;
    • Définir les droits d’accès avec les services compétents ;
    • Accompagner et former les utilisateurs et documenter les procédures ;
    • Signaler et suivre les incidents en collaboration avec le service informatique et les fournisseurs ;
    • Organiser l’enregistrement des absences du personnel enseignant ;
    • Coordonner les remplacements quotidiens et planifier ceux à moyen et long terme ;
    • Publier rapidement les modifications dans WebUntis ;
    • Suivre les remplacements et heures supplémentaires, établir des statistiques et proposer des mesures de continuité ;
    • Suivi des tâches et données organisationnelles
    • Calculer et vérifier les tâches des enseignants ;
    • Suivre les décharges, heures supplémentaires et autres éléments influençant les attributions ;
    • Produire les tableaux de bord et statistiques nécessaires à la direction ;
    • Détecter les incohérences et risques, proposer des améliorations et assurer l’archivage structuré ;
  • Suivi des tâches et données organisationnelles
    • Conseiller la direction sur toutes les questions relevant de l’organisation scolaire ;
    • Contribuer à la préparation des décisions stratégiques et participer aux réunions de la direction élargie ;
    • Contribuer au Plan de développement scolaire et, selon les besoins, à la Cellule de développement scolaire ;
    • Informer régulièrement la direction, mettre en oeuvre les décisions et améliorer les procédures ;
    • Coopérer avec les services pédagogiques, administratifs, techniques et psychosociaux ;
    • Représenter l’établissement, sur mandat de la direction, dans les groupes de travail relevant de son domaine.

Profil

Compétences techniques

• Excellentes capacités d’analyse, de structuration et de planification ;
• Aptitude confirmée à gérer simultanément de nombreuses contraintes ;
• Très bonne maîtrise des outils numériques, des bases de données, des tableurs et des tableaux de bord ;
• Capacité à apprendre rapidement des logiciels spécialisés ; connaissance d’Untis ou WebUntis souhaitée ;
• Bonne compréhension du fonctionnement d’un établissement scolaire et capacité à interpréter les
• Dispositions réglementaires ;
• Aptitude à formaliser les processus et grande rigueur dans le traitement de données sensibles.

Compétences comportementales

• Sens aigu de l’organisation, précision et capacité à fixer les priorités ;
• Approche méthodique, autonomie, sens des responsabilités et orientation vers les solutions ;
• Excellentes capacités de communication, esprit de coopération et aptitude à rendre compte clairement ;
• Capacité à travailler sous pression et disponibilité accrue pendant les périodes critiques ;
• Discrétion, confidentialité, anticipation et impartialité dans le traitement des demandes individuelles.

Atouts

• Le rythme de travail est lié au calendrier scolaire. Une disponibilité accrue est requise lors de la préparation de la rentrée, de la finalisation des structures et attributions, de l’élaboration des horaires, des choix de cours, des examens et des bulletins. La fonction exige une présence régulière sur le site et une grande réactivité face aux difficultés opérationnelles.Le titulaire travaille principalement avec le directeur de l’EID, les membres de la direction et de la direction élargie, les coordinateurs pédagogiques, responsables de cycle et de niveau, chefs de département, coordinateur du Baccalauréat européen, ressources humaines, secrétariats, service informatique, enseignants, services psychosociaux et socio-éducatifs, responsable de l’organisation scolaire de l’EIS ainsi qu’avec les administrations et services ministériels compétents.

Conditions d’admission

Ce poste peut être pourvu sous le statut de fonctionnaire de l'État ou d'employé de l'État. Vous n'avez pas à choisir votre statut au moment de postuler : celui-ci est déterminé au terme du processus de recrutement, en fonction des conditions à remplir pour chaque statut. Le poste est également ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.

Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :

• Découvrir les différents statuts
• En savoir plus sur le changement d'administration

Niveau d’études

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master de préférence en gestion, administration publique, sciences de l’éducation, ingénierie organisationnelle, informatique de gestion, mathématiques appliquées ou de son équivalent.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 7 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives. Ces conditions ne s'appliquent pas dans le cadre d'un changement d'administration.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Aménagements raisonnables

Si vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour passer l'épreuve d'aptitude générale (EAG), contactez-nous à amenagements.eag@cgpo.etat.lu.

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