Délégué à l’archivage (m/f) (réf. E00031872) (réf. F00031873)

Qui recrute ?

Missions

• Effectuer les missions incombant au Délégué à l’archivage de la Police grand-ducale.

• Définir une stratégie d’archivage pour les archives courantes et intermédiaires, numériques et analogiques afin de mettre en place les dispositifs pour garantir la pérennité, l’authenticité, l’intégrité, le classement, l’accessibilité et la lisibilité des informations durant les phases d’archivage courant et intermédiaire et pour tous les supports en papier et électronique.

• Tâches principales :
  
  • Interlocuteur principal de l’administration avec les Archives nationales (ci-après ANLux):
    • Assurer le relais avec le chef de l’administration;
    • Etre présent lors des visites d’inspection des ANLux dans le cadre de leur mission d’encadrement et assurer la mise en conformité par rapport aux recommandations émises;
    • Veiller à la bonne application des recommandations en matière d’archivage émises par les ANLux;
    • Tenir à jour les ANLux sur l’état des archives;
    • Traiter les demandes de dérogation pour la consultation des documents versés aux ANLux avant l’échéance des délais de communication.
  • Constituer le point de relais pour les autres administrations (IGP, ministère de tutelle, Ministère de la Fonction publique, CGID, etc.) et les autorités judiciaires en matière de coordination d’archivage;
  • Détecter et promouvoir la formation des agents à l’archivage;
  • Mettre en place les dispositifs pour garantir la pérennité, l’authenticité, l’intégrité, le classement, l’accessibilité et la lisibilité des informations durant les phases d’archivage courant et intermédiaire et pour tous les supports (papier et électronique);
  • Définir une stratégie d’archivage pour les archives courantes et intermédiaires, numériques ou analogiques;
  • Participer à la rédaction de la convention d’archivage à signer avec ANLux et préparer les prescriptions internes relatives à l’archivage;
  • Veiller à la bonne application du tableau de tri (respect des durées d’utilité administrative fixées, respect des décisions d’application du sort final) et, de façon proactive, proposer des mises à jour;
  • Organiser, faire ou déléguer les travaux préparatoires au versement d’archives définitives conformément aux recommandations des ANLux en vigueur (tri, inventorisation, préparation physique des archives);
  • Evaluer les besoins en matériel de conditionnement pour l’archivage définitif;
  • Organiser les versements d’archives définitives aux ANLux ainsi que toute destruction d’archives publiques conformément aux dispositions du tableau de tri et aux recommandations des ANLux;
  • Définir et mettre en place un plan de classement des documents;
  • Mettre en place des bonnes pratiques pour la gestion documentaire;
  • Vérification des délais de communicabilité.

Profil

Compétences techniques

• Compétences métiers
  • Législation et réglementation:
    • Savoir appliquer la législation et la réglementation en relation avec la matière à traiter au sein des unités organisationnelles concernées et, en général, la législation et la règlementation de l’administration.
  • Procédures internes et méthodologie:
    • Connaître les modalités administratives et le fonctionnement interne de la PGD.
  • Aptitudes techniques:
    • Avoir de bonnes capacités rédactionnelles;
    • Être doté de bonnes compétences sociales;
    • Bon esprit d’organisation et de coordination;
    • Faculté de travail autonome et rigueur;
    • Bon esprit d’initiative;
    • Aisance au niveau des relations interpersonnelles;
    • Bonnes facultés de communication;
    • Faculté de travail en équipe et en autonomie;
    • Bonnes capacités rédactionnelles;
    • Sens des responsabilités;
    • Sens de la pédagogie et de l’écoute;
    • Adaptabilité et réactivité;
    • Il est fortement recommandé d’avoir suivi ou de suivre la formation dédiée à l’archivistique organisée par l’INAP.
• Compétences support
  • Applications bureautiques:
    • Savoir utiliser les outils informatiques Microsoft Office.
  • Logiciels spécifiques:
    • Savoir utiliser les logiciels spécifiques au travail d’archiviste et ceux fournis par ANLux;
    • Savoir utiliser les logiciels spécifiques mis en place dans l’administration et nécessaires à l’exercice de la fonction.
  • Matériel et outillage:
    • Disposer d’une vue d’ensemble du matériel, des outils et de l’outillage utilisés dans les différents services de l’administration.

Compétences comportementales

• Assimiler l'information;
• Structurer le travail;
• Partager son savoir-faire;
• Travailler en équipe;
• Faire preuve de fiabilité;
• S’auto développer;
• Atteindre les objectifs.

Atouts

• Une expérience professionnelle dans le domaine visé constitue un atout.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master d’archiviste, de documentaliste ou d’historien ou de son équivalent.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.