Stage Assistant Admin. Achats, Subventions

Stagiaire Assistant(e) Administratif(ve) Achats & Subventions - Siège social à Howald

Type de contrat : Stage (BTS / DUT/Licence/Master)

Durée du contrat : 6 mois minimum

Date de début : dès que possible ou selon les disponibilités du/de la candidat(e)

Rattachement hiérarchique : Responsable Achats

Objectif du poste

Dans le cadre de ses activités, Babilou Family Luxembourg recherche un(e) stagiaire Assistant(e) Administratif(ve) Achats & Subventions afin d’apporter un soutien opérationnel et administratif à la Responsable Achats.

Le poste est principalement orienté vers la constitution, le suivi et l’archivage des dossiers de demandes de subventions auprès du Ministère, ainsi que l’appui administratif à certaines commandes courantes.

Ce stage offre une immersion concrète dans le fonctionnement administratif et financier d’un environnement multi-sites, avec un accompagnement de proximité et des missions clairement définies.

Missions principales

Encadré(e) par la Responsable Achats, le/la stagiaire interviendra notamment sur les missions suivantes :

Subventions

• Préparation administrative des dossiers de demandes de subventions : collecte des pièces justificatives, vérification de la conformité des documents, mise en forme des dossiers
• Suivi des dossiers transmis aux organismes concernés (tenue de tableaux de suivi, relances simples, mise à jour des statuts)
• Classement, archivage et organisation des documents liés aux subventions (format papier et/ou numérique)

Achats / Support administratif

• Appui à la préparation de certaines commandes : recueil des besoins, demande de devis, centralisation des documents nécessaires
• Mise à jour de tableaux de suivi simples (Excel, Teams)
• Rédaction de courriels administratifs simples (demandes de documents, relances, échanges internes et externes)

Compétences attendues

Savoirs

• Formation en cours de type BTS ou DUT (gestion, administration, comptabilité, logistique ou équivalent)
• Connaissances de base en bureautique (Excel, Word, Outlook)

Savoir-faire

• Capacité à organiser, classer et structurer des documents administratifs
• Suivi rigoureux de dossiers et respect des procédures
• Capacité à travailler avec des échéances et à appliquer des consignes précises

Savoir-être

• Rigueur et sens du détail (qualités essentielles pour la gestion des dossiers de subventions)
• Fiabilité, discrétion et respect de la confidentialité
• Sens de l’organisation et méthode
• Esprit d’équipe, motivation et envie d’apprendre

Profil recherché

• Étudiant(e) en BTS, DUT, Licence ou Master (gestion, administration, comptabilité, logistique ou domaine équivalent)
• Stage de 6 mois minimum
• Dès que possible ou à convenir
• À l’aise avec les outils informatiques et les environnements collaboratifs
• Bon niveau de français, à l’écrit comme à l’oral
• La maîtrise d’une ou plusieurs autres langues constitue un atout

Pourquoi nous rejoindre ?

• Découverte concrète des processus administratifs et financiers
• Encadrement structuré et accompagnement tout au long du stage
• Missions formatrices et valorisantes, en lien direct avec les enjeux opérationnels de l’entreprise