Executive Assistant & Business Management Support - CEO Office

Description du poste

Spécialisés dans le recrutement des profils qualifiés et experts, People Solutions by Arhis propose un accompagnement sur-mesure pour votre évolution professionnelle. Nous travaillons avec des entreprises de secteurs variés (banque, assurance, industrie, services) qui recherchent des talents comme vous.

Chez People Solutions by Arhis, nous savons que chaque parcours est unique. C'est pourquoi nous mettons notre expertise en recrutement au service de votre projet professionnel, en vous proposant un accompagnement personnalisé et attentif pour trouver l’opportunité qui correspond réellement à vos aspirations.

Nous recherchons pour un de nos clients, un.e :

Executive Assistant & Business Management Support - CEO Office

CDI | Banque | Luxembourg

NOTRE CLIENT

Pour l’un de nos clients, acteur bancaire de premier plan au Luxembourg, nous recherchons un(e) Executive Assistant & Business Management Support pour rejoindre l’environnement direct du CEO et de son Executive Office.

A PROPOS DU POSTE

Vous avez déjà acquis une première expérience solide dans un environnement exigeant, idéalement au sein d’un Big4, d’un cabinet de conseil, d’un cabinet d’avocats ou du secteur financier, et vous souhaitez aujourd’hui vous rapprocher du cœur des décisions d’une organisation ?

Cette opportunité va au-delà d’un poste classique d’Executive Assistant.

Aux côtés du CEO et de son environnement exécutif, vous combinez support de haut niveau, coordination, préparation de supports et suivi de sujets stratégiques et opérationnels.

Votre rôle : permettre au CEO d’être organisé, préparé et concentré sur ses priorités, tout en assurant un suivi rigoureux des informations, demandes et actions qui gravitent autour de l’Executive Office.

Il s’agit d’une fonction particulièrement intéressante pour un profil ayant environ 5 années d’expérience, souhaitant continuer à apprendre, gagner en exposition et évoluer progressivement vers des responsabilités plus larges de Business Management / Executive Office.

VOTRE RÔLE ET RESPONSABILITES:

Executive Support & organisation

Vous assurez un support quotidien fluide et structuré auprès du CEO et de son environnement exécutif :

• gestion proactive d’un agenda complexe et mouvant ;
• organisation et coordination des réunions internes et externes ;
• préparation des rendez-vous, agendas et documents nécessaires ;
• anticipation des échéances et identification des priorités ;
• coordination des déplacements professionnels et de leur logistique ;
• gestion des notes de frais, factures et autres sujets administratifs associés.

Vous ne vous contentez pas d’organiser : vous anticipez, identifiez les conflits de priorité et proposez des solutions.

Business Management & coordination

Une partie importante de votre rôle consiste à faciliter le fonctionnement de l’Executive Office.

À ce titre, vous :

• assurez le suivi des actions et décisions prises lors des réunions ;
• sollicitez les différentes parties prenantes afin d'obtenir les informations attendues ;
• consolidez des informations provenant de plusieurs interlocuteurs ;
• structurez ces éléments afin de les rendre immédiatement exploitables par le CEO ;
• maintenez des trackers et outils de suivi permettant de donner de la visibilité sur l’avancement des différents sujets ;
• contribuez à la coordination de projets et initiatives transverses ;
• identifiez les échéances ou sujets nécessitant une attention particulière et les faites remonter de manière proactive.

Votre capacité à comprendre rapidement un sujet, structurer l’information et assurer le suivi jusqu’à sa finalisation fera réellement la différence.

Executive Communication & préparation de supports

Vous contribuez directement à la qualité des informations et documents utilisés au niveau exécutif :

• préparation et mise en forme de présentations PowerPoint ;
• préparation de briefings, notes de synthèse et meeting packs ;
• consolidation de données et préparation de reportings simples sous Excel ;
• rédaction, relecture et adaptation de communications en français et en anglais ;
• préparation et organisation de documents destinés à des réunions de management ou de gouvernance.

Vous savez transformer une quantité importante d’informations en un support clair, synthétique et orienté décision.

Coordination & stakeholder management

Positionné(e) au cœur de l’organisation, vous êtes en interaction avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Vous assurez une communication fluide et professionnelle, relancez lorsque nécessaire et savez adapter votre approche à des interlocuteurs de niveaux de séniorité différents.

La confidentialité, la diplomatie et la qualité de votre communication sont essentielles dans cette fonction.

Profil recherché

Vous avez idéalement :

• un Bachelor ou Master en gestion, économie, management ou formation équivalente ;
• environ 5 années d’expérience professionnelle dans une fonction d’Executive Assistant, Business Support, PMO, Executive Office ou une fonction comparable ;
• une expérience acquise dans un Big4 ou un environnement de conseil/professional services exigeant, fortement appréciée ;
• l’habitude de travailler directement avec des Partners, Managing Directors, membres de direction ou autres senior executives ;
• une excellente maîtrise de PowerPoint, avec la capacité de produire des présentations professionnelles et structurées ;
• une bonne maîtrise d’Excel et des outils de suivi/reporting ;
• d’excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse ;
• une parfaite maîtrise professionnelle du français et de l’anglais ; le luxembourgeois constitue un atout.

Au-delà de votre expérience, nous recherchons surtout une personnalité.

Vous êtes structuré(e), fiable et extrêmement organisé(e), mais également curieux(se) et capable de comprendre ce qui se joue derrière une demande.

Vous savez travailler dans un environnement où les priorités peuvent changer rapidement, sans perdre en qualité ni en précision.

Vous êtes à l’aise avec des interlocuteurs seniors tout en conservant une posture professionnelle et naturelle.

Enfin, vous recherchez un poste dans lequel vous pourrez apprendre, prendre progressivement davantage de responsabilités et développer une compréhension transverse du fonctionnement d'une banque et de son Executive Management.

Pourquoi rejoindre cette fonction ?

Parce qu’elle offre une exposition rarement accessible à ce stade d’une carrière.

Vous travaillerez au contact direct du CEO et de son environnement exécutif et développerez une compréhension concrète des enjeux, priorités et mécanismes de décision d’une grande organisation.

C’est une opportunité particulièrement adaptée à un profil souhaitant évoluer au-delà de l’assistanat exécutif traditionnel et développer progressivement une dimension de Business Management.

Votre expérience candidat avec People Solutions by Arhis
Pour garantir que votre profil corresponde à nos postes, nous vous accompagnons à travers un processus de recrutement complet, comprenant des entretiens individuels, des assessment centers, des questionnaires de personnalité et de motivation, ainsi que des sessions de coaching réalisées par des coachs certifiés au sein de notre équipe.

Soyez assuré que nous examinons minutieusement toutes les candidatures reçues, y compris celles confirmées automatiquement lors de la réception. Votre profil sera évalué par un consultant spécialisé dans votre domaine d'expertise. Nous sommes à l'écoute de vos besoins, nous vous tenons informé et vous conseillons tout au long du processus de recrutement jusqu'à votre intégration chez notre client. Nous nous engageons à vous offrir notre expertise afin de garantir le succès de votre futur projet professionnel.

www.peoplesolutionsbyarhis.lu