Cardif Lux Vie, est une compagnie d'assurance vie luxembourgeoise qui exerce et développe ses activités sur le marché luxembourgeois et international. Elle propose aux particuliers une gamme de produits d'épargne et d'assurance vie spécialisée dans la fructification du patrimoine et de la transmission du capital.

Elle complète son offre en créant des solutions collectives d'épargne et de couverture des risques décès ou d'invalidité répondant aux besoins spécifiques des entreprises.

Rejoindre Cardif Lux Vie, c'est intégrer une entreprise qui favorise un cadre de travail ouvert et met à l'honneur la créativité, la collaboration, la mobilité et la connectivité de chacun.

Aujourd'hui comme demain, Cardif Lux Vie s'investit auprès de ses collaborateurs et de ses clients pour bâtir au quotidien, l'assurance d'un monde qui change.

We Care. We Dare. We are different.

(Engagés. Audacieux. Nous cultivons notre différence)

Dans le cadre de son développement, Cardif Lux Vie recherche un /une :

Assistant(e) de Direction H/F

CDI

CONTEXTE ET ENJEUX

Afin de renforcer notre service, vous rejoindrez l'équipe des assistantes de direction pour un poste d'Assistant(e) de Direction dans le but de gérer toutes les tâches se rapportant à l'assistanat des membres du Comex de la Compagnie et de la gestion du standard téléphonique en collaboration avec les autres membres du Pôle.

CONCRÈTEMENT, VOTRE MISSION ET VOTRE QUOTIDIEN ?L'Assistant(e) de direction assiste le Comité de Direction de la Compagnie.

Grâce à son travail en matière de planification, de coordination et d'accompagnement, l'Assistant(e) de direction facilite le travail des Directeurs de Cardif Lux Vie en optimisant la gestion de leurs activités.

Vous êtes chargé(e) de gérer les appels, les e-mails et l'agenda, d'organiser des événements, réunions et de suivre certains dossiers (Groupe, Territoire, fournisseurs).

Vous déchargez la Direction de la Compagnie des tâches administratives et jouez parfois le rôle d'interface entre les Directeurs et leurs divers interlocuteurs.

Vous gérez le standard téléphonique en collaboration avec les autres membres du Pôle.

L'Assistant(e) de Direction doit maîtriser tous les supports de communication et doit faire preuve de confidentialité, de discrétion, de rigueur et de la plus grande organisation dans sa gestion quotidienne.

Il s'agit également d'un poste riche en expériences en termes de gestion relationnelle, émotionnelle et humaine.

LES MISSIONS C'EST IMPORTANT, L'ÉQUIPE ET L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL AUSSI !

Votre environnement de travail

Vous travaillerez dans l'équipe des Assistantes de Direction. Une équipe dynamique, posée et professionnelle.

Vous serez en interaction avec les Membres du Comex et les autres services de la Compagnie.

Les apports de ce poste ?

PLANIFICATION ET GESTION LOGISTIQUE

Organisation des agendas

n Organiser et optimiser l'emploi du temps des membres du Comité de Direction de la Compagnie.

o Gestion des agendas : contrôler les changements et les imprévus pro activement

o Organisation de réunions à la demande de la direction

o Suivi des réunions de l'ACA/CAA et des organismes légaux

o Suivi des réunions organisées par BGL Bnp Paribas (Direction, Compliance, RH, Marché Local, WM chez BGL Bnp Paribas)

o Organisation et suivi des réunions récurrentes avec Bnp Paribas Cardif Nanterre

o Organisation des différentes réunions et comité (calendrier de gouvernance annuelle, réunions de Délégation du personnel)

o Organisation des Conseils d'Administration

o Préparation des ordres du jour (séminaire, visite du CORP, …)

o S'assurer de la logistique en fonction des réunions (réservations de salles, badges d'accès, parking, …)

Suivi des congés, absences et déplacements

n Tenir un planning des congés, absences et déplacements des membres du Comité de Direction, permettant une vue globale sur le capacitif managérial et décisionnel

n Être le relais RH pour Interflex en gérant les états de présence et les demandes d'absence des membres du Comité de Direction de la Compagnie et la validation/suivi des absences des N-1

n Organisation des Onboarding/offboarding (matériel, accès, documents, accompagnement) des membres du Comex

GESTION ADMINISTRATIVE

Gouvernance d'entreprise

n Permettre le respect de la gouvernance décisionnelle de la Compagnie en coordonnant la tenue des organes de décision internes, tels :

o Comités des engagements

o CARC (Comité d'Acception et Révision Clients)

o Comités de révision partenaires et clients

n Gérer le planning des signataires A & B

n S'assurer de la validité du dossier personnel des pouvoirs des signatures des membres du Comex

n Gestion rigoureuse des correspondances du Commissariat aux Assurances

n Gestion du courrier entrant et sortant, diffusion, signature

n Relecture courriers, présentations, documents CA

n Rédaction et mise à jour des procédures et notes opérationnelles du pôle assistantes

Suivi des dépenses

n Appliquer les procédures internes en termes de compliance (politique « cadeaux », …).

n Assurer le suivi de certaines dépenses / Respect des budgets liés au fonctionnement du Comex

n Suivi et reporting complet des coûts liés aux commandes catering, aux cartes corporate, aux voyages et déplacements, …

n Saisie des notes de frais de la Direction

GESTION LOGISTIQUE

Pour le Comité de Direction

n Coordination IT : matériel, incidents techniques

Pour les collaborateurs

n Centraliser les demandes de catering émanant des collaborateurs de la Compagnie dans le cadre de réunions Métier, des Comités Management et des séances plénières Cardif Lux Vie

ACCUEIL

Accueil téléphonique - gestion du standard téléphonique de Cardif Lux Vie

n Réceptionner et rediriger les appels entrants : prise en charge des appels téléphoniques et transmission aux services ou aux personnes demandés ou concernés.

n Assurer un accueil téléphonique de qualité, en français et en anglais.

Accueil des invités

n Accueillir et orienter les invités

Gestion de la boîte mail générique d'accueil

n Traiter les mails entrants, les trier et les adresser aux bons interlocuteurs pour traitement quand une réponse directe ne peut être apportée.

ÊTES-VOUS NOTRE FUTUR(E) Assistant(e) de Direction ?

Expérience professionnelle, compétences requises

- Maîtrise du français et de l'anglais. Toute autre langue (allemand, luxembourgeois, portugais…) est considérée comme un atout.

- Excellente maîtrise des outils bureautiques (pack Office et outils collaboratifs)

- Connaissance de l'organisation de Cardif Lux Vie, de BNP Paribas Cardif et de BNP Paribas Luxembourg.

- Excellente capacité rédactionnelle

- Faire preuve de maturité professionnelle, sens de l'organisation, rigueur, pro activité, autonomie, discrétion et confidentialié.

- Connaissance des techniques de gestion administrative

- Connaissances des systèmes de standard téléphonique

Compétences techniques

Dans le cadre de la finalisation du processus de recrutement, il sera demandé au candidat présélectionné un extrait de casier judiciaire datant de moins de 3 mois (bulletin n°3 pour le Grand-Duché de Luxembourg), conformément aux dispositions de la loi du 23 juillet 2016 relative au casier judiciaire, compte tenu du domaine d'activité de notre établissement.

La diversité, l'équité et l'inclusion sont des valeurs clés pour le bien-être et la performance des équipes. Nous souhaitons accueillir et fidéliser tous nos collaborateurs sans distinction : c'est ainsi que nous construirons, ensemble, la finance de demain, innovante, responsable et durable.