Experienced Assistant - Cabinet d'Avocats International

Notre client est un cabinet d'avocats mondial d'élite qui accompagne les entreprises de premier plan, les institutions financières et les gouvernements à travers le monde. Grâce à une longue histoire en tant que cabinet international, cette structure est idéalement positionnée pour aider ses clients à résoudre leurs défis juridiques les plus complexes, où qu'ils se trouvent.

Bénéficiant d'un réseau interconnecté à l'échelle mondiale, le cabinet se distingue par sa forte présence sur les principaux marchés financiers et sa maîtrise des dossiers transfrontaliers (cross-border). C'est un environnement de travail multiculturel et stimulant qui rassemble des professionnels animés par un esprit d'entreprise, de collaboration et un engagement absolu envers l'excellence.

Résumé du poste

En tant que Practice and Guest Service Assistant, vous serez responsable d'un large éventail de tâches de secrétariat, de soutien administratif et de projets ad hoc. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les associés (partners), une équipe d'avocats et l'équipe des Business Services.

Pour ce poste, nous recherchons un profil flexible, capable de mener de front plusieurs tâches (multi-tasking) pour plusieurs personnes et initiatives simultanément. Vous contribuerez activement au succès de l'équipe en cherchant constamment à améliorer les processus de travail, à anticiper les besoins et à agir en conséquence. Vous intégrerez une équipe de Practice Assistants structurée pour collaborer de manière fluide et offrir un service d'organisation de la plus haute qualité.

Vos responsabilités & Missions:

• Production de documents : Création et mise en page de documents selon les normes de qualité et les délais impartis.
• Facturation & Temps : Saisie du temps des avocats (Intapp) et traitement des factures et notes de frais (Gestion des agendas : Tenue et mise à jour proactive des calendriers.
• Événements & Réunions : Organisation logistique des réunions et conférences internes ou externes.
• Déplacements : Planification complète des voyages (vols, hôtels, trains, itinéraires).
• Administration générale : Gestion du courrier, impressions, archivage et classement physique et électronique.
• Support aux avocats : Assistance dans les procédures juridiques , gestion des listes de contacts et projets ad hoc.
• Expérience client : Accueil haut de gamme des clients et des visiteurs internes du cabinet.
• Gestion des espaces : Préparation, rangement et propreté des salles de réunion et du hall d'accueil.
• Restauration (Catering) : Commandes de repas et gestion des services traiteurs pour les réunions.
• Visioconférences : Coordination et configuration des équipements audiovisuels avec l'équipe IT.
• Réservations : Gestion et mise à jour continue du système de réservation des salles.
• Sécurité : Contrôle des accès, accueil des visiteurs, distribution des badges et gestion des alarmes.
• Support opérationnel : Mise à jour des procédures d'accueil et soutien administratif aux services généraux.

Profil recherché

• Expérience : Un minimum de 3 ans d'expérience au sein d'un cabinet d'avocats (law firm) est requis (expérience indispensable dans le support aux Partners, associés et équipes juridiques).
• Esprit d'équipe & Polyvalence : Capacité démontrée à gérer les priorités, à mener de front plusieurs tâches (multi-tasking) et à anticiper les besoins d'une équipe exigeante.
• Compétences techniques : Maîtrise rigoureuse des outils informatiques, de la production documentaire et idéalement des systèmes de gestion du temps et de facturation .
• Langues : Compte tenu de l'environnement hautement international du cabinet, un excellent niveau de français et d'anglais (oral et écrit) est indispensable.
• Sens du service : Excellente présentation, rigueur administrative, discrétion et sens aigu de l'accueil haut de gamme pour représenter au mieux l'image d'excellence du cabinet.

L'offre:

• Un package salarial attractif ( 55-65k ) accompagné d'un système de bonus annuel.
• Une politique de télétravail flexible et des horaires de travail adaptables pour un équilibre de vie optimal.
• Un plan de formation personnalisé dès votre arrivée pour maîtriser nos outils internes (Intapp, Chrome River).
• Des outils de travail modernes (ordinateur et téléphone portable de fonction) facilitant le travail quotidien.
• Un environnement de travail international unique au sein d'une équipe soudée, collaborative et multiculturelle.