Personal Assistant / Executive Assistant

ARHIS recrute pour l’un de ses clients, acteur majeur du secteur industriel au Luxembourg, un(e) Personal Assistant to CIO (H/F).

Rattaché(e) directement au Chief Information Officer (CIO), vous assurez un rôle clé dans l’organisation quotidienne de son activité en apportant un support administratif, organisationnel et opérationnel de haut niveau.

Vous évoluerez dans un environnement international, en interaction avec les équipes IT, les équipes métiers, les partenaires externes et différents interlocuteurs du groupe.

Vos missions

En tant que Personal Assistant to CIO, vos principales responsabilités seront :

• Assurer le support quotidien du CIO dans l’organisation et la gestion de ses activités.
• Gérer son agenda : planification des réunions, rendez-vous, déplacements professionnels nationaux et internationaux.
• Organiser et préparer les réunions : agendas, supports, comptes rendus et suivi des actions.
• Assurer l’interface entre le CIO, les équipes IT, les équipes métiers et les partenaires externes.
• Filtrer les appels, gérer les demandes et assurer un suivi efficace des sujets prioritaires.
• Coordonner les échanges avec les différents départements et contribuer à la fluidité de la communication interne.
• Participer à la préparation de présentations, rapports, tableaux de suivi et documents stratégiques.
• Piloter la coordination et la communication de la newsletter IT globale (projets, programmes et actualités du département).
• Apporter un support administratif aux comités IT et réunions de gouvernance.
• Préparer et suivre les notes de frais et documents administratifs.
• Assurer la gestion documentaire, le classement et l’archivage des informations sensibles et confidentielles.
• Rédiger des courriers, communications et documents pour le compte du CIO.
• Participer à des projets spécifiques et apporter un support ponctuel aux équipes dirigeantes.
• Assurer le suivi de certains processus administratifs, notamment liés aux achats IT et aux mouvements RH.

• Formation supérieure de type Bachelor ou équivalent.
• Minimum 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction d’assistanat auprès d’un dirigeant, d’un membre du comité exécutif ou d’une équipe de direction.
• Excellentes capacités d’organisation, de gestion des priorités et de coordination.
• Très bonnes compétences rédactionnelles et relationnelles.
• Capacité à gérer des informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme.
• Grande autonomie, rigueur et sens du détail.
• Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément dans un environnement dynamique.
• Maîtrise des outils Microsoft Office (Excel, PowerPoint, SharePoint).
• Une expérience dans un environnement industriel, IT ou manufacturing constitue un réel atout.

Langues

• Anglais courant obligatoire.
• La maîtrise du français constitue un avantage.

Nous proposons

• Un poste stratégique au sein d’un environnement international.
• Une fonction au cœur de l’organisation IT d’un grand groupe industriel.
• Des missions variées avec une forte exposition auprès du management.
• Une opportunité d’évoluer dans un environnement stimulant et multiculturel.

Vous êtes organisé(e), discret(e) et souhaitez accompagner un dirigeant dans un environnement international ? Envoyez-nous votre candidature !