Gestionnaire Administratif(ve) de Projets

Arhis Tertiaire recrute pour son client un(e) Technical Assistant.

Au sein de l'équipe Project Execution, vous rejoignez une équipe dynamique et multidisciplinaire engagée envers la sécurité, la qualité et l'amélioration continue.

Rattaché(e) à l'équipe d'exécution de projets, vous assurez le support administratif du groupe projets sur la préparation des dossiers de production, le contrôle documentaire, la facturation et la clôture de projets afin de répondre aux attentes des clients.

Missions principales

Support administratif et gestion des projets

• Gérer la création et la maintenance précises et en temps réel des Sales Orders dans l'ERP, incluant budgets, échéanciers, garanties bancaires, amendements de projets et change orders, en assurant l'alignement avec les commandes clients et les exigences contractuelles.

• Émettre proactivement les factures et assurer le suivi de la clôture des projets pour atteindre les objectifs internes et les attentes des clients.

• Assurer le contrôle de la documentation projets (liste de documents, échanges documentaires, préparation de la documentation finale) et veiller à ce que les besoins clients soient correctement et rapidement traités.

• Pratiquer une philosophie de bénéfice mutuel pour devenir le contact privilégié des clients.

• Supporter le processus d'exécution de projets sur les tâches administratives et préparer des dossiers de fabrication précis et de haute qualité pour la production.

Coordination et collaboration

• Travailler en étroite collaboration avec les départements Sales, Engineering et Finance pour assurer des progrès fluides et maximiser le support apporté aux clients.

• Collaborer efficacement avec plusieurs départements et parties prenantes internes et externes.

Profil recherché

• Maîtrise courante de l'anglais et du français (oral et écrit).

• Excellentes compétences organisationnelles et de priorisation pour gérer efficacement de multiples tâches.

• Grande attention aux détails et engagement envers une exécution « first-time-right ».

• Capacité à travailler efficacement avec plusieurs départements et parties prenantes.

• Orientation client avec des compétences de communication professionnelles.

• Mindset d'amélioration continue et de résolution de problèmes.

Atouts supplémentaires

• Mindset challengeur pour améliorer l'efficacité des modes de travail.

• Compréhension de base de la comptabilité et des termes commerciaux courants.

• Connaissance de base d'un environnement de fabrication et expérience avec un système ERP.

• Expérience préalable réussie de travail avec des équipes internationales et des clients.

• Expérience en document control.

Qualités personnelles

• Esprit d'équipe et excellentes capacités d'organisation personnelle.

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément (multi-tasking).

• Forte volonté d'apprendre et de se développer.

• Orientation client et sens du service.

• Capacité à communiquer de manière professionnelle avec des interlocuteurs variés.

• Mindset entrepreneurial et proactif.