Plusieurs rédacteurs (m/f)

L’administration communale de la Ville de Luxembourg se propose de recruter pour les besoins du Conservatoire, de la Recette communale, des Services Crèches, Finances et Hygiène, plusieurs rédacteurs (m/f) dans le groupe de traitement B1, sous-groupe administratif et à plein temps.

Conditions d’admissibilité :

• être ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne tel que déterminé par l’article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux;
• faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
• disposer d’un certificat de réussite à l’examen d’admissibilité dans le groupe de traitement B1, émis par le Ministre des Affaires intérieures.

 1 poste auprès du Service Crèches - Comptabilité/Logistique

• Être l’interlocuteur des fournisseurs externes et internes, et garantir une liaison efficace et
• une communication professionnelle avec ces derniers ;
• Gérer les commandes de matériel pour le service et procéder à la saisie comptable des opérations dans le système SAP ;
• Assurer la gestion logistique du service, incluant le suivi du matériel et des prestations de service ;
• Contribuer à l’établissement du budget du service et en assurer le suivi régulier ;
• Effectuer les demandes de co-financement auprès du Ministère de l'Éducation ;
• Rédiger tout type de courrier ou document relatif à la comptabilité et à la logistique (notes
• de service, formulaires de commande, demandes au Collège échevinal, etc.) et en assurer le suivi ;
• Participer aux réunions de travail pour assurer la coordination et le bon fonctionnement du service ;
• Assurer le back-up des autres unités du service, en cas de besoin.

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de Mme Marta DO CARMO, chef de service, au numéro d’appel 4796-2324.

1 poste auprès du Service Hygiène

• Établissement des engagements ; des bons de commandes sur demande des responsables départements ;
• Réception et contrôle des factures fournisseurs ; des bons de livraisons et des commandes ;
• Gestion des factures et des déclarations de recette à l'aide du logiciel SAP ;
• Encodage et contrôle des tickets de pesage ;
• Collecte et enregistrement des données des différentes prestations (statistiques) ;
• Facturation trimestrielle des suppléments aux clients et des dépôts illicites ;
• Suivi des factures en cas de non-paiement ;
• Gestion des doléances clients ;
• Demande d'offres auprès de fournisseurs ;
• Gérance d'une caisse et gérance des grands projets/chantiers au niveau budgétaire ;
• Collecte des données nécessaires pour le dossier de soumission ;
• Élaboration de l'avis de marché (surtout volet administratif) ;
• Analyse des offres ;
• Établissement des statistiques sur base des données collectées et encodage au long de l'année pour les différents rapports/relevés annuels (Ministère Environnement, clients, journaux quotidiens, divers).

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Gilles ZIGLIANA, responsable administration du Service Hygiène, au numéro d’appel 4796 – 3624.

1 poste auprès de la Recette communale

• Traitement des listings des non-enrôlés et des impayés dans le logiciel SAP ;
• Envoi des rappels et des derniers avertissements ;
• Élaboration et transmission des requêtes (saisies-arrêts spéciales, ordonnances de paiement, et autres procédures) ;
• Préparation des dossiers destinés à la Justice de Paix et aux Tribunaux d’arrondissement ;
• Rédaction de courriers adressés aux clients ;
• Accueil et orientation des clients ;
• Gestion des appels téléphoniques (traitement des demandes et réclamations internes et externes) ;
• Suivi des dossiers dans les délais impartis.

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins de l’unité. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de Mme MEHIC Mersa, receveur général f.f. à la Recette communale, tél. : 4796 -2918.

1 poste auprès du Service Finances – Support SAP

• Comptabilisation de diverses recettes et dépenses, y compris la gestion des engagements et des commandes ;
• Traitement des transferts XML via Micof/Entcom vers le Ministère ;
• Gestion des immobilisations dans le système SAP ;
• Organisation et suivi des réunions liées au statut SAP, avec rédaction des comptes rendus ;
• Chargement des factures des crèches et foyers scolaires, ainsi que refacturation via www.chequesservices.lu ;
• Participation active aux projets SAP de la Ville ;
• Analyse des flux et procédures internes de la Ville ;
• Rédaction et diffusion des procédures administratives ;
• Collaboration avec les différents services de la Ville ;
• Suivi des subventions ;
• Gestion des dossiers DSK (horaire mobile, congés) ;
• Préparation de présentations PowerPoint ;
• Prise en charge des compteurs d’électricité et de gaz dans ZLEOLOA, ainsi que suivi de la facturation.

Support SAP aux services de la Ville :

• Formation des nouveaux utilisateurs ;
• Explication des procédures internes ;
• Présentation des fonctions de base de SAP ;
• Formation à la gestion des commandes, des engagements et de la comptabilisation ;
• Formation au reporting SAP ;
• Support téléphonique et assistance à distance pour les comptables des différents services.

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Marc REDING, chef de service du Service Finances, au numéro d’appel 4796 – 2819.

1 poste de secrétaire de direction auprès du Conservatoire

• Gestion des appels téléphoniques ;
• Traitement des courriers et e-mails entrants et sortants ;
• Gérer l'agenda de la direction, organiser les réunions et préparer les documents afférents ;
• Assister la direction dans l'organisation et la coordination des activités quotidiennes ;
• Préparer et suivre les notes, communications, courriers, documents organisationnels et stratégiques émanant de la direction ;
• Mettre à jour et suivre les dossiers administratifs ;
• Contribuer à la rédaction de courriers, de communications, de documents, de notes de synthèse et de rapports destinés à la direction ou aux partenaires externes ;
• Assurer la gestion documentaire de manière rigoureuse et structurée ;
• Gestion des demandes de transferts de cours ;
• Gestion des dossiers pédagogiques des élèves de niveau supérieur ;
• Participer à l’organisation des événements.

Sont considérés comme des atouts :

• Connaissance approfondie du fonctionnement d’une administration municipale y compris son fonctionnement, ses acteurs et sa législation ; 
• Expérience dans la musique et la gestion des événements culturels ; 
• Sens aigu de l’organisation, allié à une grande attention portée aux détails et à la justesse des informations ;
• Aisance à travailler sous pression et en respectant les délais ; 
• Attitude responsable et accueillante ; 
• Approche dynamique, pro-active et autonome.

Profil pour le Service Finances

Pour pouvoir assurer sa mission, le candidat doit :

• avoir de bonnes capacités rédactionnelles, d’analyse, de gestion et de calcul;
• être doté des compétences sociales suivantes :
• faculté de travail autonome ;
• bonnes connaissances informatiques ;
• bon esprit d’organisation et de coordination ;
• bon esprit d’initiative ;
• aisance au niveau des relations interpersonnelles ;
• bonnes facultés de communication ;
• faculté de travail en équipe ;
• sens des responsabilités.

c) Profil requis pour les autres services

Pour pouvoir assurer sa mission, le candidat doit :

·        avoir de bonnes capacités rédactionnelles, d’analyse, de gestion et de calcul;

·        être doté des compétences sociales suivantes :

o  faculté de travail autonome ;

o  bonnes connaissances informatiques ;

o  bon esprit d’organisation et de coordination ;

o  bon esprit d’initiative ;

o  aisance au niveau des relations interpersonnelles ;

o  bonnes facultés de communication ;

o  faculté de travail en équipe ;

o  sens des responsabilités.