Front Office & Administration Coordinator – People Services

Afin de renforcer notre équipe administrative, nous recherchons un(e) Front Office & Administration Coordinator – People Services.

Cette fonction s’inscrit dans une organisation composée de deux postes complémentaires. Avec votre collègue en charge du Workplace & Facilities, vous assurez la continuité de l’accueil physique et téléphonique de l’entreprise.

Véritable point de contact pour nos visiteurs, clients, partenaires et collaborateurs, vous contribuez également au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise en apportant un soutien administratif aux Ressources humaines, à la communication interne et à la vie des collaborateurs.

Vos tâches

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques

• Réceptionner et distribuer le courrier, les colis et les livraisons

• Préparer les dossiers administratifs liés aux nouvelles embauches

• Participer à l’accueil et à l’onboarding des nouveaux collaborateurs

• Organiser les formations, envoyer les convocations et assurer leur suivi administratif

• Préparer et gérer les certificats, badges et différents documents internes

• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers

• Participer à la communication interne : intranet, actualités, affichage et sessions d’information aux collaborateurs

• Soutenir l’organisation de réunions, de formations et d’événements internes

• Gérer les réservations, les fournitures de bureau et diverses tâches administratives.

• Apporter un support ponctuel aux équipes et aux différents services

Votre profil

• Diplôme de fin d’études secondaires en administration, commerce ou formation équivalente

• Une première expérience dans une fonction d’accueil, de secrétariat, d’assistanat administratif ou de support RH constitue un atout

• Excellente maîtrise du luxembourgeois, du français et de l’allemand, à l’oral comme à l’écrit

• Bonne maîtrise de Microsoft Office

• Excellentes qualités relationnelles et sens de l’accueil

• Organisation, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités

• Polyvalence, discrétion, fiabilité et esprit de service

• Intérêt pour les Ressources humaines, la communication interne et l’expérience collaborateur

Nous offrons

• Une fonction centrale et variée au sein de l’entreprise

• Un rôle complémentaire exercé en étroite collaboration avec le Front Office & Administration Coordinator – Workplace & Facilities

• Un environnement de travail dynamique, innovant et ouvert

• Une culture d’entreprise conviviale et une ambiance familiale

• Une collaboration au sein d’une équipe d’experts

• Une formation adaptée à la fonction et des perspectives de développement

• Une organisation favorisant l’autonomie, la prise d’initiative et la flexibilité

• Un package salarial attractif