Gestionnaire administratif de formation (m/f) (réf. E00031979) (réf. F00031978)

Qui recrute ?

Missions

• Assurer la gestion administrative des formations:
  • Saisir les données administratives (code, séances, etc.) et publier en ligne les formations;
  • Assurer le suivi des formations (validation, annulation) et leur organisation pratique;
  • Assurer la réservation de l'hébergement des formateurs;
  • Assurer la réservation de salles des formations externes.

• Assurer la gestion administrative des inscriptions:
  • Gérer les inscriptions;
  • Assurer le suivi des inscriptions (validation, refus, gestion de la liste d'attente, désinscription, relance);
  • Assurer la gestion des présences/absences;
  • Assurer la gestion des attestations de participation et/ou des certificats de réussite.

• Assurer la gestion des comptes applicatifs:
  • Gérer les comptes « Formateur » et « Participant » (traitement des demandes, validation, mise à jour et suivi personnalisé le cas échéant).

• Assurer un accueil auprès des participants et des formateurs:
  • Conseiller, orienter et clarifier selon les besoins exprimés.

• Contribuer à l’évolution du dispositif et à la gestion de la qualité:
  • Veiller au respect des procédures liées à l’exercice de la fonction;
  • Contribuer à l’évolution des procédures liées à l’exercice de la fonction.

Profil

Compétences techniques

• Compétences métiers:
  • Législations et réglementation:
    • Connaître et savoir appliquer la législation et la réglementation de l'administration.
  • Procédures internes/méthodologie:
    • Connaître et savoir appliquer les procédures et processus en place relevant de l’exercice de la fonction;
    • Connaître et savoir appliquer les règles établies au sein de l'administration en matière de protection des données;
    • Connaître l'organisation ainsi que les procédures et processus relevant de l'administration;
    • Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration.
  • Aptitudes techniques:
    • Communiquer de manière à s'adapter à ses interlocuteurs, au contexte et à l'objectif des informations à transmettre;
    • Posséder les compétences théoriques et pratiques pour garantir, selon ses attributions, une gestion et une organisation efficace des formations programmées;
    • Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique.

• Compétences support:
  • Applications bureautiques:
    • Savoir utiliser les produits de MS Office.
  • Logiciels spécifiques:
    • Savoir appliquer les outils de la gestion électronique des documents;
    • Savoir utiliser les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction.
  • Matériel et outillage:
    • Savoir utiliser le matériel, les outils et l'outillage à disposition dans l'administration susceptibles d'être utilisés dans l'exercice de la fonction.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.