Coordinateur administratif - Bâtiments et prestataires

Coordinateur administratif et services généraux

Vous avez acquis une solide expérience administrative dans une entreprise industrielle, commerciale ou dans les services généraux ? Vous appréciez coordonner des interlocuteurs, suivre des dossiers concrets et devenir une personne sur laquelle la direction peut compter au quotidien ?

Notre client est une structure privée d'environ 25 collaborateurs, située dans l'est du Luxembourg, qui recherche un coordinateur administratif pour accompagner sa directrice dans le suivi de ses activités et de son patrimoine immobilier.

Vous occuperez un rôle de bras droit administratif, en travaillant main dans la main avec le Facility Manager. Votre capacité à organiser les informations, suivre les demandes et comprendre les enjeux pratiques liés aux bâtiments sera essentielle.

Vous rejoindrez une équipe conviviale et stable, avec une hiérarchie accessible et des échanges directs. Les horaires sont respectés et les heures supplémentaires ne constituent pas une habitude de fonctionnement : l'équilibre personnel fait partie de la culture de la structure.

Votre quotidien

Vous assurerez la coordination administrative des dossiers liés aux bâtiments et apporterez un soutien direct à la directrice.

Vos responsabilités comprendront notamment :

• Coordonner les échanges avec les fournisseurs, prestataires, locataires et autres interlocuteurs externes.
• Suivre les demandes et interventions en cours, effectuer les relances nécessaires et vérifier leur bonne finalisation.
• Préparer et suivre les demandes d'offres, commandes, contrats et factures.
• Accompagner administrativement les travaux, interventions de maintenance et projets immobiliers.
• Maintenir à jour les dossiers, documents et tableaux de suivi.
• Assurer le suivi des informations budgétaires et administratives.
• Coordonner les aspects pratiques liés aux badges, clés et accès aux bâtiments.
• Donner à la directrice une vision claire des dossiers en cours et des prochaines échéances.

Le Facility Manager reste responsable des aspects techniques du Building Management. Vous devrez néanmoins comprendre les sujets abordés pour suivre efficacement les interventions et faciliter la communication entre les différents intervenants.

Le profil recherché

Nous recherchons en priorité une personne ayant développé ses compétences administratives dans une entreprise opérationnelle, par exemple dans l'industrie, le commerce, l'immobilier ou les services généraux.

Une expérience en banque, en fiduciaire ou dans les services financiers n'est pas nécessaire.

Vous pourriez particulièrement correspondre si :

• Vous disposez d'une expérience solide en coordination administrative, assistanat de direction ou services généraux.
• Vous maîtrisez couramment le français et l'allemand.
• Vous avez une compréhension pratique des sujets liés à l'entretien et au fonctionnement des bâtiments.
• Vous savez suivre plusieurs dossiers simultanément et identifier les priorités.
• Vous êtes autonome, fiable et précis dans votre travail.
• Vous appréciez les contacts avec des prestataires et savez assurer un suivi régulier.
• Vous maîtrisez Microsoft Office, notamment Excel.

Une expérience en gestion administrative de bâtiments, Property Management ou Facility Management sera appréciée. La connaissance du luxembourgeois constitue également un atout.

Pourquoi cette opportunité

Vous rejoindrez une structure dans laquelle vous pourrez prendre vos responsabilités tout en conservant un rythme de travail compatible avec votre vie personnelle.

Vous bénéficierez notamment de :

• Une rémunération pouvant atteindre 75.000 € brut/an, selon votre expérience

• 30 jours de congé.
• Chèques-repas.
• Horaires respectés, sans culture des heures supplémentaires.
• Une équipe d'environ 25 personnes, favorisant la proximité.
• Une relation de travail directe avec la directrice et le Facility Manager.
• Une réelle autonomie dans le suivi de vos dossiers.
• Un environnement stable, avec un faible turnover.
• Une fonction variée et une collaboration envisagée sur le long terme.

Si vous recherchez un poste administratif concret, une équipe agréable et la possibilité de devenir un véritable relais pour la direction, nous serons ravis d'échanger avec vous.