Gestionnaire Administrative (H/F)
Published on 03/03/2026
Arhis HR Solutions
📣 Offre d’emploi – Gestionnaire Administrative (H/F)
📌 Rattachement hiérarchique
Responsable d’Agence • Responsable du Pôle Administratif • C.F.O.
🎯 Finalité du poste
Vous prenez en charge l’ensemble des tâches administratives liées à la gestion des intérimaires, depuis leur intégration jusqu’à la fin de leur contrat.
Vous participez également à la préparation des salaires et à la facturation clients, tout en garantissant qualité, conformité réglementaire et respect des délais.
Votre rôle est essentiel pour assurer un haut niveau de satisfaction auprès des clients, intérimaires et équipes internes.
🧾 Vos missions
1. Gestion administrative du personnel intérimaire
- Accueil physique et téléphonique de l’agence.
- Constitution, mise à jour et classement des dossiers intérimaires.
- Saisie, contrôle et envoi des contrats de mission, suivi des retours signés.
- Gestion des visites médicales et des documents obligatoires selon les échéances.
- Préparation, saisie et transmission des fiches de salaire.
- Élaboration et envoi des documents de fin de contrat sur demande.
- Réalisation des déclarations obligatoires (CCSS) selon le planning en vigueur.
2. Gestion administrative des dossiers clients & facturation
- Mise à jour des données clients dans le logiciel interne.
- Collecte, vérification et saisie des relevés d’heures.
- Saisie, contrôle et envoi des contrats de mise à disposition, suivi des retours signés.
- Élaboration, contrôle et envoi des factures et notes de crédit.
- Contrôle mensuel et transmission des statistiques de facturation.
3. Gestion des dossiers de remboursement
- Suivi des remboursements maladie.
- Constitution des dossiers de remboursement : formation, chômage intempéries, congé paternité, etc.
4. Coordination interne & reporting
- Respect rigoureux des délais d’enregistrement des documents et échéances.
- Collaboration avec les équipes commerciales pour la collecte et la vérification des données.
- Communication claire et fiable auprès des interlocuteurs internes et externes.
- Participation à la qualité de service et à l’image professionnelle de l’agence.
- Gestion du courrier, des e-mails et archivage.
- Garantie de l’exactitude des informations transmises aux organismes étatiques.
- Production de tout reporting demandé par la direction ou les clients.
5. Vie de l’agence
- Contribution active à la bonne ambiance et au travail collaboratif.
- Respect des procédures internes et informatiques.
- Représentation professionnelle de la marque à l’extérieur.
- Attitude positive, bienveillante et constructive envers l’équipe et la hiérarchie.
6. Rémunération & Avantages
- Salaire fixé en fonction de votre expérience et de votre niveau d’expertise.
- Langues obligatoires : allemand (échanges réguliers avec clients/partenaires).
- Package complet :
- 🎁 13ᵉ mois
- 🧾 Plan de pension
- 🍽️ Chèques‑repas
Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et dotée d’un excellent sens du service.
Nous recherchons un(e) collaborateur(rice) capable de gérer plusieurs tâches simultanément, de respecter des délais stricts et d’assurer la fiabilité des données administratives.
Compétences et qualités attendues :
- Première expérience réussie dans l’administration, idéalement en travail temporaire, RH ou gestion de personnel.
- Excellente maîtrise du français et allemand obligatoires.
- Aisance avec les outils informatiques et logiciels administratifs (Pack Office-Keytempo).
- Sens de la confidentialité et de la précision.
- Très bonnes capacités de communication, tant orale qu’écrite.
- Réactivité, adaptabilité et esprit d’équipe.
