Réceptionniste/Assistant H/F

NeithWork, cabinet de recrutement intervient dans les plus grands acteurs du droit.

Notre client, cabinet d'avocats international basé au Luxembourg présent dans près de quarante pays, recherche un(e) réceptionniste/assistant(e) pour rejoindre une équipe dédiée au cabinet.

Les principales missions :

• Traiter le courrier entrant et sortant et effectuer toutes les tâches de production de documents.
•  Assister les avocats dans les procédures juridiques
• Saisie des temps
•  Facturation et traitement des dépenses
•  Gérer les calendriers, organiser des réunions, réserver des salles ...
•  Planifier et préparer tous les besoins liés aux voyages (vols / trains, hôtels, voitures, itinéraires, etc.)
• Veiller à ce que l'expérience des clientssoit de la plus haute qualité.
• Maintenance générale : Mettre en place et démonter les salles de réunion et s'assurer que les salles sont propres et rangées pour la prochaine réunion
• Services de restauration/événements spéciaux : Organiser la restauration et les commandes de nourriture pour les réunions internes des clients et du personnel. Assurer la liaison avec les traiteurs et les fournisseurs
• Salle de conférence et installations audio/vidéo : En collaboration avec l'équipe, participer à la coordination de l'installation des vidéoconférences et des conférences téléphoniques.
• Sécurité : Avec l'équipe, assurer la sécurité du bureau en suivant les procédures et en contrôlant l'accès via la réception.

Profil recherché :

• Expérience de 2 ans dans une fonction similaire, en cabinet d'avocats
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais
• Nous recherchons une personne ayant le sens du contact client