Employé administratif (M/F/D) pour son service Accueil téléphonique et Réception
Published on 20/09/2024
Croix-Rouge luxembourgeoise
Working time
Type of contract
La Croix-Rouge luxembourgeoise recrute un
Employé administratif (M/F/D) pour son service Accueil téléphonique et Réception – référence : 4793
pour son siège à Luxembourg-Ville en CDD (jusqu’à septembre 2025) à 40h/semaine.
Missions principales liées à l’accueil téléphonique :
- Gestion de la Helpline téléphonique 2755 et de la boîte mail générale de la Croix-Rouge luxembourgeoise
- Réceptionner les appels téléphoniques
- Orienter l’interlocuteur tout en suivant le processus établi dans les cahiers des charges des services
- Rédiger le compte-rendu de l’appel et faire le suivi si nécessaire
- Traiter quotidiennement les courriels reçus et transférer aux services compétents
- Mettre à jour les cahiers des charges et différentes listes
- Gérer les inscriptions du plan Canicule
Missions liées au remplacement des réceptionnistes :
- Accueillir et informer les collaborateurs, le grand public, les donateurs, les bénéficiaires ou toute autre personne se présentant à la réception
- Réceptionner et ranger les dons
- Traiter le courrier entrant et sortant (dispatching, scan, mise sur SharePoint, mise sous pli, affranchissement, …)
- Préparer l’arrivée des nouveaux collaborateurs (photo et badge)
- Commander des repas pour des réunions, les fournitures de bureau, produits d’hygiène et café et tenir un inventaire des stocks
- Gérer les rendez-vous d’entretien du véhicule, du vélo, de l’ascenseur, du nettoyage des fenêtres, etc…
- Préparer et remettre en ordre les salles de réunion (rangement, nettoyage, réassortiment)
Profil :
- Formation en secrétariat, administration ou autre formation similaire
- Expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans un poste similaire
- Excellentes compétences de communication écrite et orale
- Capacité de priorisation des tâches, polyvalence et gestion du temps
- Excellentes capacités d’écoute
- Maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise
- Compétences informatiques : Outlook, Excel, Word, SharePoint
Les candidatures sont à soumettre via Moovijob.com.
En cas d’embauche, un extrait de casier judiciaire vous sera demandé.
