COMPASS GROUP - HR OFFICER (H/F) CDI/40H

Compass Group est le leader mondial des services, présent dans 30 pays, avec plus de 580,000 collaborateurs et un chiffre d’affaires de 42 milliards de dollars en 2024. Cette envergure internationale témoigne de la solidité du Groupe et de son ambition : être un partenaire de référence en restauration et multi-services, reconnu pour ses équipes remarquables, un service exceptionnel et des résultats d’excellence.

Au Luxembourg, Compass Group occupe depuis 1982 une position de leader sur le marché, auprès des entreprises, institutions, écoles, crèches et particuliers. Cette place de premier plan est le fruit d’une croissance soutenue au cours des cinq dernières années, portée par la haute qualité de nos services et l’engagement de nos collaborateurs. Chaque jour, plus de 2.300 collaborateurs mettent leur savoir-faire au service de nos trois pôles d’activités afin d’assurer des prestations de haute qualité. Cette approche transversale - Food Services, Support Services et Soins & Santé - permet d’apporter des solutions globales et exigeantes à nos clients.

Périmètre de responsabilité

Vous intervenez sur l’ensemble du volet RH de vos entités. Cela inclut l’onboarding, la vie du collaborateur, et sa sortie.

Vous reportez directement au HR Administration Manager de Compass Luxembourg. Vous êtes basé(e) au siège de Kockelsheuer.

Enjeux du poste

• Assurer une gestion RH fiable et réactive sur l’ensemble du cycle de vie du collaborateur, de l’onboarding à la sortie, en garantissant la qualité des données et le respect des délais dans un environnement à fort volume.

• Appliquer les process administratifs RH afin de soutenir l’efficacité opérationnelle des équipes terrain, tout en s’adaptant aux contraintes spécifiques des activités multisites.

• Garantir la conformité des pratiques RH au cadre légal luxembourgeois, en sécurisant les actes administratifs et en limitant les risques juridiques pour l’entreprise.

• Contribuer à la qualité de l’expérience collaborateur en assurant un suivi rigoureux et accessible, en lien étroit avec les managers opérationnels.

Missions et objectifs

Intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding)

Vous êtes en charge des actions permettant une intégration administrative fluide des nouveaux salariés dans l’entreprise :

• Création et mise à jour des profils collaborateurs dans le différents outils RH.

• Rédaction des contrats de travail et des avenants, en lien avec la législation luxembourgeoise.

• Gestion et envoi des fichiers CCSS liés à l’entrée des collaborateurs

• Suivi des déclarations d’entrée auprès des organismes

• Envoi des demandes patronales d’embauche à la STM

• Transmission des évaluations de fin de période d’essai aux managers.

• Support opérationnel dans le cadre des reprises de site.

• Encodage et mise à jour des affectations dans les outils RH.

Vie du collaborateur (administration du personnel)

Vous assurez la gestion administrative tout au long du parcours salarié et êtes un point de contact pour les collaborateurs et superviseurs :

• Gestion du courrier entrant et sortant.

• Encodage et mise à jour des données personnelles et contractuelles dans les outils RH.

• Planification, envoi et suivi des demandes patronales périodiques, de reprise ou de dispense auprès de la STM.

• Gestion, suivi et encodage des congés : maternité, paternité, congé parental, dispenses.

• Encodage et validation des absences (maladie, congés exceptionnels) dans les outils RH.

• Déclarations, suivi et traitements des accidents de travail.

• Vérification des titres de séjour et suivi des échéances.

• Gestion des fichiers CCSS liés à la vie du contrat

• Gestion des déclarations de détachement et télétravail annuel à la CCSS

• Traitement des demandes internes (collaborateurs, superviseurs) par mail ou téléphone.

• Support aux demandes HRBP & Superviseurs (litiges, reclassement etc.)

• Support aux collaborateurs dans leurs démarches liées aux avantages internes

• Envoi mensuel des bulletins de paie aux collaborateurs.

• Mise à jour du tableau de bord RH pour la partie Administration du Personnel.

• Envoi des lettres de remboursement en cas de trop-perçu.

Fin de contrat (offboarding)

Vous coordonnez les démarches administratives à la sortie des collaborateurs :

• Envoi des déclarations de sortie à la CCSS.

• Transmission des documents de sortie : certificats de travail, formulaires U1 etc.

Digitalisation et gestion du SIRH

Vous contribuez à la digitalisation RH :

• Mise à jour continue de l’expertise sur les outils RH.

• Participation active à l’archivage et à la digitalisation des dossiers du personnel.

Votre profil

Expérience et formation

• Vous justifiez d’une expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire

• Votre expérience au Luxembourg est un plus

• Vous êtes diplômé(e) d’une spécialisation RH ou juridique

Compétences et soft skills

• Bonne connaissance du droit social luxembourgeois et capacité à appliquer les règles de manière

• autonome.

• Excellente maîtrise du français ; le portugais et l’anglais sont des atouts.

• Aisance avec les outils informatiques et idéalement les logiciels RH (Wisal, SD Worx, Protime).

• Rigueur, sens de l’organisation et capacités d’analyse permettant de fiabiliser les données et prendre des décisions pertinentes.

• Capacité à gérer les priorités, à synthétiser l’information et à évoluer dans un environnement dynamique.

• Discrétion, sens de la confidentialité et bon relationnel avec les équipes opérationnelles.

• Adaptabilité face aux changements.