Avec 16,4 %[1] de CDI rompus chaque année et, en parallèle, la recherche de profils rares, l’équation s’avère difficile et coûteuse. Pour fidéliser ses collaborateurs, une étape est néanmoins souvent négligée : l’onboarding. Or, baliser le terrain, notamment par le biais d’un logiciel RH, limite les risques de les voir partir.
Après le recrutement, pourquoi une phase d’onboarding ?
L’arrivée dans une nouvelle entreprise représente un moment délicat dans la vie d’un salarié : entre la quantité d’informations à assimiler, la compréhension du fonctionnement de l’entreprise et les relations avec ses nouveaux collègues… On peut vite être perdu ou se sentir dépassé.
L’onboarding permet à un nouvel arrivant de s’intégrer dans les meilleures conditions pour être opérationnel le plus vite possible. L’entreprise - qu’il s’agisse du service RH, de son manager ou de ses collègues - va préparer et accompagner son arrivée sur plusieurs aspects : la logistique, le côté opérationnel, ou encore le relationnel.
La nécessité de revoir ses processus d’accueil
L’onboarding n’est pas une évidence partout. Certes, il peut y avoir une phase d’accueil le premier jour avec la présentation aux collègues et les missions de la semaine, mais la démarche s’arrête parfois ici. Or, pour faciliter l’intégration du salarié, il est nécessaire de mettre en place un processus réfléchi, construit.
Les phases d’acculturation et de formation se passeront ainsi de façon plus fluide, rendant le salarié opérationnel en un temps plus court, lui permettant d’avoir ses “premiers succès” rapidement.
L’onboarding consiste donc à rassurer le salarié vis-à-vis de ses missions et de son nouvel environnement. Cet accueil se traduit par des actions concrètes :
- préparer le poste et les outils de travail (adresse e-mail, carte de cantine, badge d’accès, clefs,) ;
- proposer un kit d’arrivée avec les informations essentielles ;
- inviter un salarié à devenir son parrain/mentor ;
- ou encore prévoir des feedbacks.
Ces derniers visent notamment à identifier les potentielles inquiétudes du salarié pendant sa période d’essai et agir rapidement si besoin. Le nouveau salarié pourra par exemple demander à travailler davantage en équipe pour éviter de se retrouver dans le même isolement qu’il a voulu quitter lorsqu’il était freelance. Il s’agit aussi d’impliquer les équipes et le service administratif, car chacun a son rôle à jouer : de la mise en place du matériel à la formation du nouvel arrivant, en passant par son intégration dans les réunions de travail, etc.
Des exemples d’entreprises à l’onboarding réussi
Si elles n’ont pas inventé l’accueil des collaborateurs, les start-up ont en tout cas mis un point d’honneur à en faire un moment important, en l’intégrant dans leur culture d’entreprise. Chez BlaBlaCar[2], les salariés sont accueillis pendant 3 jours lors des « Onboarding days ». Cette période est d’abord celle de la découverte de la culture d’entreprise, des objectifs, avec une forte implication du reste de l’équipe, à commencer par les dirigeants. Ces derniers rencontrent en effet personnellement les nouveaux arrivants.
Chaque nouveau collaborateur bénéficie également de l’accompagnement d’un mentor. Appelé aussi parrain ou buddy, chez Sarenza ou Prestashop par exemple, il est le référent de la nouvelle recrue. Il l’accompagne, pendant une durée définie en amont, et lui permet de mieux comprendre les rouages de l’entreprise, sa culture, ou encore le lien entre les différents services.
Chez Salesforce, les nouveaux arrivants sont intégrés dans des équipes pour des batailles de pistolets à eau (seulement durant le temps libre), et reçoivent un kit comprenant toutes les informations utiles à leur intégration. Chez Apple, ce kit comprend quant à lui un ordinateur qu’il faut installer soi-même, histoire d’être dans le bain immédiatement. De son côté, l’agence de publicité Ogilvy & Mather propose un coffret dans lequel les nouveaux arrivants trouvent un livre écrit par le fondateur, David Ogilvy, et d’autres documents internes.
L’onboarding est l’affaire de tous, pas seulement la responsabilité du service RH. Ce mode d’intégration doit faire partie intégrante de la culture d'entreprise. Pour faciliter le processus et être sûr de ne rien oublier, un logiciel RH permet de lister toutes les micro-tâches à réaliser, de rappeler à chacun son rôle pour accueillir le nouvel arrivant et lui donner toutes les chances de s'intégrer et de comprendre son poste et ses missions.
[1] Source : Ministère du Travail
[2] Source : le Blog du Modérateur
