Secrétaire médical(e) pour l'équipe polyvalente

UN(E)/ SECRÉTAIRE MÉDICAL(E)

Pour l’Equipe Polyvalente - Sous contrat à durée déterminée à temps plein

Mission :

• Le secrétaire médical assure le fonctionnement des secrétariats médicaux.
• Il est un collaborateur direct du médecin et contribue à fournir au sein d'une équipe pluridisciplinaire une prise en charge efficiente du patient.
• Il est chargé de la gestion administrative des dossiers des patients et contribue à la délivrance des renseignements d’ordre général, dans ses domaines de compétences.
• Il traite et coordonne les opérations et les informations médico-administratives du patient.
• Il participe à l’élaboration et met en œuvre les processus administratifs relatifs à la gestion des rendez-vous, des admissions, la gestion des dossiers, la facturation, et la gestion du courrier médical.
• Il recueille et gère l’information, et assure sa bonne diffusion auprès des différentes parties prenantes.

La fonction plus spécifique du secrétaire médical au sein de l’équipe des polyvalents :

• L’équipe des polyvalents est une équipe en renfort des secrétariats médicaux, chargée de remplacer les secrétaires ou réceptionnistes médicales sur l’ensemble de leurs tâches (organisation des RDV, accueil physique et téléphonique des patients, préparation et gestion des consultations, gestion administrative des dossiers stationnaires, facturation, courrier, archivage, etc.).
• La variété des expériences permet de développer sa connaissance des différents services du CHL, afin d’avoir une réelle valeur ajoutée dans l’appui apporté.
• C’est un poste pour lequel il faut savoir créer une interaction constructive avec les secrétariats et s’adapter aux imprévus (le planning de remplacement peut être modifié d’un jour à l’autre, ou même dans la journée).

Tâches principales :

• Définir et gérer les activités du secrétariat.
• Réaliser les différentes tâches techniques et administratives.
• Communiquer dans son environnement professionnel.
• Contribuer à la valorisation et à l’évolution de l’exercice professionnel.
• Former et encadrer les nouveaux collaborateurs ainsi que les stagiaires et apprentis.

Profil recherché :

• Diplôme minimum DAP ou Bac, et expérience professionnelle en secrétariat médical.
• Connaissances informatiques : SAP R/3, Metavision, Opera, Polimedis, GroupWise, Word, Excel, …
• Connaissances linguistiques à l’oral : français, luxembourgeois, allemand.
• Frappe rapide et excellente (présentation, orthographe, grammaire) requise en français et souhaitée en allemand.
• Aptitudes particulières et qualités personnelles :
• Sens de l’accueil, qualités relationnelles, discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens des responsabilités et de l’organisation, capacité d’adaptation, autonomie et proactivité.
• Esprit d’équipe.
• Sens des priorités, capacité à gérer les urgences et les situations de stress avec rigueur et efficacité.
• Connaissances considérées comme un avantage : connaissances techniques des processus (RDV, admission, courrier, dossiers, facturation), connaissance de toute autre langue.

Horaires :

• Principalement du lundi au vendredi, entre 7h30 et 18h, en fonction de l’horaire de la personne remplacée.
• Avec 30 mn de pause : 7h30-16h, 8h-16h30, 9h30-18h.
• Avec 1h de pause : 8h-17h.
• En cas de besoin, remplacements en Policlinique Adultes, en semaine, le week-end ou jours fériés, en horaires avec 30 mn de pause : 7h30-16h, 7h30-17h, et sans pause : 16h-23h30
• Horaires variables en fonction des besoins du service.